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おぐえもん
情報系大学院の出身です♪Webサイトやチラシ、冊子などのデザインや、システム開発などの経験があります。音楽が好きで、渋谷系サウンドが好物です!

おぐえもんの日記

【たった今まで働いていた人が語る】仕事をさっさと終わらせるための取り組み(#13)

ただいま、4月2日(金)21:15。週刊おぐえもんを更新しなければならない金曜日が終わるまで3時間を切った中で書きはじめました。
ここ1週間、会社の仕事が忙しくなって、そのうえ会社以外の仕事も重なっててんやわんやだったのです。

週刊おぐえもんを書く時間を設けるため、たった今、精神を全集中させて仕事を切り上げてきました。
さっさと終わらせるためにたった今まで意識してきたことを何個か紹介したら、新社会人に向けたアドバイスに繋がると思って記事にしました。(建前)

まるで仕事を終わらせるように一気呵成で書き上げるぞー!

目次(クリックで該当箇所へ移動)

仕事を早く終わらすために取り組んでいること

パソコンの操作速度を追求する


私はパソコン仕事なので、パソコンを駆使して操作時間を極力減らそうとしています。
例えば、フォルダ内のファイルを全てコピーするとき、

  1. マウスでファイルの先頭をクリックして、ホイールで一番下まで移動して、一番下のファイルをShiftを押しながらクリックして、右クリックをして「コピー」をクリックする。
  2. Ctrlを押しながらA→Cの順に押す。

を比べると、2.の方がざっくり3秒以上速いです。1回の操作だと大した差に見えませんが、仕事の場面では同じような操作を何百回と繰り返すので、ドンドン差が大きくなっていきます。

パソコンの操作スピードを上げるために意識すべきことは次の2つだと思っています。

タイピングの速さ

パソコンスキルの代表格。頭の中の文章をパソコンに取り込む速さに直結します。
タイピングは次の順序で極めていきました。

  1. 50音のローマ字入力。「つ→TU」「へ→HE」のような日本語入力の基本ですが、言って約50パターンしかないと思うと頑張れます。寿司打などのタイピングツールを使ったり日常的に日本語をパソコンで書くのが鍵です。不思議なもので慣れてくるとキーボードを見なくても日本語が打てるようになります。(これには大学時代の私も驚きました。)
  2. 少ない文字で打てる日本語入力。例えば、思考停止で「ん→NN」と入力していたのを、後続の文字に応じてN1回で済ませたり、「トゥ」を「ト+ウ(その後変換して「ゥ」を探す)」って感じで入力していたのを、「トゥ→TWU」とできるようにしていきます。入力が早くなるだけでなく、ややこしい文字を入力するときの謎のストレスが軽減されます。
  3. 着地力。マウスやトラックパッドを使ったり、遠いキーを押したことで指がキーボードの中央から離れたのを、「勘」で元の場所に戻す力です。ずっと同じキーボードを使い続けることで鍛えられます。これはキーボード依存の能力なので、仕事で使うキーボードは数年単位で長く使うことを覚悟して真剣に選びました。

タイピングは、腕を上げると作業が劇的に早くなる一方で、習得に時間が掛かります。まるでピアノの練習みたいな性質があります。

キーボードショートカットの語彙
「全選択→Ctrl+A」「コピー→Ctrl+C」のような、初心者の頃はマウスを使って画面上をクリックしてやってたものをキーボード一発で操作します。
キーボードショートカットにも優先度みたいなものがあって、次の順序で習得しました。

  1. 基本の6つ。キーボードショートカットの代表格が
    • Ctrl+X:切り取り
    • Ctrl+C:コピー
    • Ctrl+V:貼り付け
    • Ctrl+S:保存
    • Ctrl+A:全選択
    • Ctrl+Z:戻る

    の6つです。こいつらは、めちゃくちゃ便利です。全部左手の指で使えます。とりあえず覚えて、常に使えるように使い倒します。

  2. どのソフトでも使えるもの。例えば、Ctrl+Nで新しいものを作成したり、Ctrl+Pで印刷画面が出るのは、ほとんどのソフトで共通です。このようなコマンドは食いっぱぐれがないので覚える優先度が高いです。あと、Windowsの人は、Win+Vで過去にコピーしたものを選んで貼り付けられるのが超便利です。
  3. 特定のソフトでしか使えないもの。例えば、テキストエディタのVSCodeでは、Alt+矢印キーで行を移動できますが、これはVSCode以外のソフトでは基本的に使えません。こういうコマンドは使える幅が小さいですが、同じソフトを多用するときに十分効果的なので覚える価値があります。
  4. 完全オリジナルなもの。例えば、私はメールソフトでCtrl+Shift+5を押すと、メールが自作の「その他」フォルダに移動します。完全自作のコマンドです。パソコンが変われば使えなくなる不便さはありますが、痒い所に手が届くものを集めれば作業効率がめちゃくちゃ上がります。

キーボードショートカットは、ググって調べて覚えたら終わりです。まるで歴史のテスト対策です。その点でタイピングを極めるよりも楽でコスパが良いのが特長です。タイピングよりも先に取り組むべきかもしれません。

私はパソコンの能力を駆使するために他にも定型業務を自動化プログラムを作って自動実行させるなどしてますが、このへんの話に踏み込むと万人が実践するのが難しくなるので割愛します。

コミュニケーションの方法を選ぶ


仕事なので、人とのコミュニケーションが不可欠ですが、ここで必要以上に時間がかかることが多々あります。時間を最小限に抑えるために次の点を気をつけています。

手段を選ぶ
メールやチャットなどの非同期な手段、対面や電話・テレビ会議などの同期的な手段の使い分けが速さの差になります。
まず、原則として非同期な手段を使います。相手の集中を妨げることがないからです。また、メールもチャットも必要以上の情報をやり取りしないので雑談が生じることがありません。
一方、早い返事が必要なものは同期的な手段を用います。文章にしにくいニュアンスを伝えたい時も対面コミュニケーションを選ぶことがありますが、この時は相手の都合を勘案して慎重に選びます。
簡潔さを心がける
必要なことしか書かない。1文を短く切る。曖昧さがない文を書く。などのビジネス文章の鉄則は、相手の思考コストを抑えてコミュニケーションの時間を抑えるためにあると思っています。対面コミュニケーションも、必要なものが得られたら早めに切り上げる心がけをすると、自分と相手の時間を共に守れます。
チャットアプリの「👍」ボタンは、了解の旨を伝えるコストを極力抑えた存在で、発明だと思います。

明日で良いことは明日やる

「その日の仕事をさっさと終わらせる」ことに置いて重要なポイントです。

明日やっても怒られないのに、わざわざ今日やってしまってたなんてことが私にはよくあります。

そんなことを抑えるべく、私はやらなければならないことのそれぞれに対して期限を明確にする心がけをしています。

ざっくり次の2つの方法を使って明確にしています。

  1. 尋ねる。仕事を依頼されたときに訊きます。一番手っ取り早いです。
  2. 調べる。仕事の背景にあるスケジュールや、後続の仕事などを調べて、全体を俯瞰するとおのずと見える場合があります。時間こそかかりますが、その作業の本質を知ることができて今後の役にたちます。

明日やっても怒られなさそうな仕事は明日やりましょうね〜(明日やる暇ないときは、明後日に回すか仕方ないから今日やろう)

自分じゃなくて良いことは人に任せる(できれば)


マジで自分がやってる場合にない時は周りの人にお願いするときがあります。自分じゃできないから人の手を借りる、これぞ会社仕事の本質で、雇用の意義です。

人に仕事をお願いする上で信頼関係が大切です。なので、周りの人との関係をより良く保つ努力も、逆に人から受けた仕事の依頼を受ける努力も欠かせません。情けは人の為ならずとはまさにこのこと。

最後にもう1つあったわ

今回、時間がなさすぎてガーっと書いたので、もしかしたらまとまりに欠ける記事になったかもしれません。

そういえば、もうひとつ「完璧を目指さない」ことも重要です。完璧を追求する姿勢は素晴らしいですが、それが足枷になって己ができることの限界がすぐに訪れることになります。

週刊おぐえもんも、毎回4時間以上かけてクオリティを追求していたのですが、今回は2時間足らずで書きました。完璧を目指してたら今日中に書き終わらんからな!!

これからも速さを追求して持続可能性のある執筆を模索します。(ここで22:51)

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